СИБУР подвел промежуточные итоги внедрения безбумажного документооборота

Переход на безбумажный документооборот в СИБУРе помогает ежегодно сохранять более 600 деревьев.

Благодаря глубинным изменениям в бизнес-процессах, которые затронули все подразделения компании, СИБУРу удалось сэкономить порядка 4 миллионов листов бумаги в 2020 году, что эквивалентно сохранению 618 деревьев.

Переход на безбумажный документооборот не только имеет положительный экологический эффект, но и несет экономическую выгоду компании – порядка 147 миллионов рублей ежегодно. Экономия складывается не только из-за снижения использования бумаги и печати, но и за счет оптимизации хранения документов, почтовых затрат, а также оптимального использования человеко-часов.

В компании выделяют несколько ключевых направлений, позволивших повысить экологичность и эффективность бизнес-процессов.

Прежде всего, СИБУР с 2017 года последовательно внедряет инструменты электронного документооборота (ЭДО), среди которых цифровизация направления продаж и закупок, договорной работы и внедрение решений для обработки первичной документации. На текущий момент через ЭДО происходит взаимодействие c 2/3 клиентов и поставщиков. Общая доля электронных договоров, накладных, счетов-фактур в общем объеме составляет 75%.

Помимо этого, в компании проанализировали все внутренние документы, которые выпускались на бумажных носителях: служебные записки, акты, листы согласования, приказы, наряды-допуски и другие – более 500 видов. В результате удалось перевести в электронный вид или отказаться от половины таких документов. Ключевые проекты в рамках этого направления:

•             Внутризаводской документооборот. В электронный вид были переведены складские документы, связанные с внутренними перемещениями. Это потребовало доработки учетной системы для возможности использования простой электронной подписи, подписания дополнительных соглашений к трудовым договорам и внесения изменений в нормативные акты каждого предприятия.

•             Авансовые отчеты по командировкам. Помимо перевода в электронный вид непосредственно авансовых отчетов, изменения коснулись процесса сбора, архивации и хранения посадочных талонов – его заменил ежемесячный реестр железнодорожных и авиабилетов. Приказ на командировку и запись в табеле учета рабочего времени теперь формируются автоматически посредством корпоративной автоматизированной системы командирования. Подписание отчетов сотрудниками производится по email с использованием простой электронной подписи.

•             Организационно-распорядительные документы. Процессы по генерации служебных записок, заявок на пропуска, листов согласования, протоколов совещаний и других документов, которые распечатывались, подписывались и передавались в архив предприятия, были пересмотрены в сторону отказа, объединения или перевода на согласование в действующие электронные системы.

Дополнительными факторами снижения потребления бумаги стали перевод офисных сотрудников на удаленную работу в связи с пандемий в 2020 году, корректировка автоматических настроек печати на офисной технике и просветительская работа по ответственному потреблению и бережному отношению к ресурсам.

Марина Медведева, член правления – управляющий директор СИБУРа:

– Бережное отношение к окружающей среде и ресурсам – часть стратегии в области устойчивого развития СИБУРа. Переход на безбумажный документооборот не только помогает нам быть более экологичными, но и повышает эффективность и скорость работы, развивает современные цифровые инструменты обмена информацией. Когда изменения касаются отточенных годами бизнес-процессов и культуры работы, реализовать их бывает непросто, но благодаря командному подходу и вовлеченности сотрудников, СИБУРу удалось показать быстрые и впечатляющие результаты в этом направлении. СИБУР идет в ногу с современными трендами и в авангарде Правительственной программы перехода на полностью электронный документооборот к 2025 году.

Усилия СИБУРа по сохранению деревьев не ограничиваются программой перехода на безбумажный документооборот – компания реализует добровольные инициативы по лесовосстановлению. Только в Тюменской области, одном из приоритетных регионов присутствия компании, за последние 5 лет было высажено порядка 500 га лесов. В настоящее время компания разрабатывает Стратегию по сохранению биоразнообразия до 2025 года, одним из направлений которой является сохранение флоры наземных экосистем, расширение спектра инициатив по лесовосстановлению и озеленению территорий присутствия.

 Справка: СИБУР ‒ это лидер нефтехимической отрасли России и одна из крупнейших мировых компаний сектора с более чем 23 тысячами сотрудников. Уникальная вертикально-интегрированная бизнес-модель позволяет СИБУРу создавать высококонкурентную продукцию, которая используется в производстве потребительских товаров и автомобилей, строительстве, энергетике, а также в химической промышленности и других отраслях в 80 странах по всему миру.

СИБУР перерабатывает побочные продукты добычи нефти и газа и тем самым вносит вклад в снижение выбросов СО2 от их сжигания. СИБУР учитывает ESG-критерии во всех аспектах своей деятельности и стремится вносить значительный вклад в развитие экономики замкнутого цикла. Основным документом, охватывающим ключевые направления ESG-повестки компании, является Стратегия в области устойчивого развития до 2025 года.

Пресс-служба СИБУР